10 Dinge, die Mitarbeitern den Start im neuen Job erleichtern

Aller Anfang ist schwer? Bezogen auf den Start im neuen Job scheint sich das (noch) oft zu bewahrheiten: Laut einer aktuellen Onboarding-Studie* bewerten fast 80% der Befragten den unternehmenseigenen Einarbeitungsprozess als verbesserungs- und ausbaufähig. Es fehle zum Beispiel an abteilungsübergreifenden Strukturen, an Budget für die Gestaltung des Onboardings oder einer begleitenden Software – so zählt eine unprofessionelle Einarbeitungsphase zu den Hauptgründen für eine frühe Kündigungsentscheidung. Dabei ist der gute erste Eindruck die beste Gelegenheit, neue Mitarbeitende wertschätzend zu begrüßen, sie ins Team zu integrieren und von den Werten des Unternehmens zu überzeugen.

Wir zeigen Ihnen 10 entscheidende Faktoren, die zu einem effektiven und durchdachten Onboarding-Prozess gehören. Kleiner Spoiler: Hohe Budgets sind gar nicht notwendig, um Ihre neuen Mitarbeitenden optimal an Bord zu holen.

* Haufe Onboarding-Studie 2023

Gut zu wissen

Warum gute Einarbeitung so wichtig ist

Das Wesentliche

10 Faktoren eines effektiven Onboarding Prozesses

Tipps und Checkliste

Die SUGGLE Onboarding Box
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Das Wichtigste in Kürze

Die Einarbeitung neuer Mitarbeitenden umfasst die Vermittlung von Kenntnissen und Fähigkeiten, Einführung in die Unternehmenskultur und oft Mentoring, um den Übergang effizienter zu gestalten.
Eine gute Einarbeitung ist wichtig für die langfristige Zufriedenheit und Leistungsfähigkeit der Kolleginnen und Kollegen und fördert ihre Integration, Bindung und Motivation.
Wichtig für eine strukturierte Einführung neuer Teammitglieder ist ein effektiver Einarbeitungsplan inklusive Unternehmensinformationen, Zielen, Lernressourcen und regelmäßigen Check-ins.

Mentoring-Programme unterstützen die Orientierung und Entwicklung neuer Mitarbeitenden und regelmäßiges Feedback fördert deren Entwicklung und Vertrauen.
Teamaktivitäten stärken die Integration und den Teamgeist. Auch eine transparente Kommunikation und Zugänglichkeit von Ressourcen sind essenziell für eine positive Arbeitserfahrung.

Was versteht man unter Einarbeitung neuer Mitarbeitenden?

Unter der Einarbeitung neuer Mitarbeitenden versteht man den Prozess, durch den Neuankömmlinge im Unternehmen mit den erforderlichen Kenntnissen, Fähigkeiten und Informationen ausgestattet werden. Dies umfasst normalerweise praktisches Training, Einführung in die Unternehmenskultur und -prozesse sowie Mentoring oder Coaching. Ziel ist es, den Übergang so reibungslos und effizient wie möglich zu gestalten, um eine schnelle Produktivität und Integration zu garantieren.

Der Prozess der Einarbeitung wird übrigens auch als Onboarding neuer Mitarbeitender bezeichnet.

Wer sollte neue Mitarbeitende einarbeiten?

Die Einarbeitung neuer Mitarbeitender ist in der Regel Aufgabe der direkten Vorgesetzten. Der Onboarding Prozess kann aber auch von erfahrenen Teamkolleginnen und -kollegen oder spezialisierten Personalmitarbeitenden übernommen werden. Oft wird die Einarbeitung für neue Teammitglieder durch ein Mentorenprogramm oder spezielle Trainer und Trainerinnen unterstützt, die in bestimmten Fachbereichen oder Schlüsselkompetenzen geschult sind, um eine umfassende Integration zu gewährleisten.

An einem effektiven Onboarding ist bestenfalls immer das ganze Unternehmen bzw. das Team des neuen Mitarbeitenden beteiligt. So wird die Integration ab Tag eins gefördert, die Teamdynamik gestärkt und ein umfassender Wissenstransfer unterstützt.

Wie lange dauert eine gute Einarbeitung?

Fragen auch Sie sich oft: Wie lange muss man neue Mitarbeitende einarbeiten? Die durchschnittliche Einarbeitungszeit kann von ein paar Tagen oder Wochen bis hin zu mehreren Monaten dauern. Die Zeitspanne hängt ganz von der Stelle und dem Unternehmen ab. Eine ausführliche, gut strukturierte und vorbereitete Einarbeitung führt in der Regel schneller zum Erfolg, als wenige Einzelmaßnahmen.

Was ist wichtig bei der Einarbeitung?

Wie gelingt eine gute Einarbeitung? Eine effektive Einarbeitung ist umfassend und gut strukturiert. Sie motiviert und versorgt neue Mitarbeitende mit allen erforderlichen Informationen für ihre Aufgaben. Sie drückt Wertschätzung aus und sagt: “Herzlich willkommen im Team! Wir freuen uns, dass du da bist!“. Dadurch legen Sie das Fundament für die Produktivität und das Engagement neuer Teammitglieder und investieren in langfristige Mitarbeiterbindung.

Warum ist es wichtig, den Jobstart zu erleichtern und für eine gute Einarbeitung neuer Mitarbeitenden zu sorgen?

Eine gute Einarbeitung der neuen Kolleginnen und Kollegen ist entscheidend, da sie die Grundlage für langfristige Zufriedenheit, Bindung an das Unternehmen und Leistungsfähigkeit bildet. Durch eine effektive Einarbeitung fühlen sich neue Mitarbeitende wertgeschätzt und integriert, was ihre Motivation und ihr Engagement fördert. Zudem reduziert ein strukturiertes Onboarding die Einarbeitungszeit, minimiert Fehler und steigert die Produktivität. Sie trägt auch zur Stärkung der Teamdynamik und zur Kultivierung einer positiven Arbeitskultur bei, die für den Gesamterfolg des Unternehmens entscheidend ist.

Eine mangelhafte Einarbeitung führt stattdessen dazu, dass sich neue Mitarbeitende oft überfordert und unzureichend unterstützt fühlen. Frustration, geringes Engagement und eine höhere Fluktuationsrate sind die Folge. Das kann wiederum negative Auswirkungen auf die Teamdynamik und die allgemeine Arbeitsmoral haben und somit die Produktivität und Effizienz im gesamten Unternehmen beeinträchtigen.

10 Dinge für eine erfolgreiche Einarbeitung neuer Mitarbeitenden

Und wie können Sie Mitarbeitenden nun den Start im neuen Job erleichtern? Wir haben für Sie die 10 wichtigsten Faktoren zusammengestellt. Wertschätzende Ideen und Impulse, die Ihren effektiven Onboarding Prozess unterstützen!

1. Detaillierter Einarbeitungsplan für neue Mitarbeitende

Ein Einarbeitungsplan für neue Mitarbeitende ist unerlässlich, um diesen einen strukturierten und klaren Überblick über ihre ersten Wochen und Monate im Unternehmen zu geben. Doch was beinhaltet ein effektiver Plan? Er kann z.B. auf folgende Punkte eingehen:

Infos zum Unternehmen (allgemein, Unternehmensleitbild, Werte …)
Infos zu Arbeitszeiten, Pausenregelung, Zeiterfassung und Urlaubsplanung sowie Verhalten bei Krankheit
Infos zu Getränken und Kantine, Toiletten und Kaffeeküche
Teamvorstellung
Agenda der ersten Woche
Spezifische Ziele
Lernressourcen
Kontaktdaten der Ansprechpartnerinnen und -partner
Geplante Treffen mit Schlüsselpersonen
Regelmäßige Check-ins

Ein guter Einarbeitungsplan für neue Mitarbeitende hilft nicht nur dabei, die Erwartungen klar zu kommunizieren, sondern zeigt auch, dass Ihr Unternehmen in den Erfolg der neuen Kolleginnen und Kollegen investiert. Und wenn Sie ein Mal einen guten Plan erstellt haben, können Sie die Vorlage immer wieder verwenden und entsprechend anpassen.

2. Mentoring-Programme

Mentoring bietet neuen Mitarbeitenden eine wertvolle Ressource für Rat und Unterstützung. Ein Mentor/eine Mentorin kann als Wegweiser durch die ersten Monate im Unternehmen dienen und dabei helfen, die Unternehmenskultur zu verstehen und sich im neuen Umfeld zu orientieren. Langfristig stärken Mentoring-Programme die Bindung an Ihr Unternehmen und fördern die persönliche und berufliche Entwicklung der neuen Teammitglieder.

Also stellen Sie Ihren neuen Mitarbeitenden immer einen „Onboarding Buddy“ zur Seite. So fällt die Integration viel leichter!

3. Regelmäßiges Feedback

Konstruktives Feedback in der Anfangsphase ist entscheidend für die Entwicklung neuer Mitarbeitender. Regelmäßige Feedback-Gespräche bieten Gelegenheit, Leistung zu bewerten, Erwartungen zu klären und Unterstützung anzubieten. Solche Gespräche sollten ermutigend und zielgerichtet sein, um das Vertrauen und die Fähigkeiten der neuen Kolleginnen und Kollegen zu stärken. Und Sie prüfen gleichzeitig, ob Ihr Onboarding Prozess gut funktioniert oder Anpassungen notwendig sind.

4. Integrative Teamaktivitäten

Teamaktivitäten tragen dazu bei, neue Mitarbeitende in das Team zu integrieren und den Teamgeist zu stärken. Und ein guter Teamgeist sorgt schließlich für gute Teamarbeit! Gemeinsame Events, Workshops und informelle Treffen schaffen ein Gefühl der Zugehörigkeit und fördern den Aufbau zwischenmenschlicher Beziehungen. Erfolgreiche Teamaktivitäten sind inklusiv, fördern die Zusammenarbeit, machen Spaß und sorgen für Abwechslung im Arbeitsalltag!

Noch auf der Suche nach kreativen Onboarding Ideen?

Mitarbeiter Onboarding muss nicht immer gleich sein!

Sie möchten sich von anderen Arbeitgebenden abheben und auf kreative Onboarding Ideen setzen? In unserem Magazinartikel „10 frische und kreative Onboarding Ideen für neue Mitarbeitende“ haben wir Ideen und Inspiration für Sie zusammengestellt, die die Einarbeitung neuer Teammitglieder spannend gestaltet. Schon mal von Lunch Roulette oder einer Onboarding Schnitzeljagd gehört? Das und mehr zeigen wir Ihnen!

5. Transparente Kommunikation

Auch wenn dies eine Voraussetzung in jeder Firma sein sollte, ist eine offene und ehrliche Kommunikation nicht immer selbstverständlich. Dabei ist sie grundlegend für eine positive Arbeitserfahrung. Neue Mitarbeitende sollten ermutigt werden, offen zu sprechen, Fragen zu stellen und Feedback zu geben.

Doch was gehört zu einer effektiven Kommunikationsstrategie? Veranstalten Sie regelmäßige Meetings, stellen Sie klare Informationskanäle bereit und sorgen Sie für eine Kultur, in der das Teilen von Wissen und Ideen gefördert wird!

6. Zugänglichkeit von Ressourcen und Werkzeugen

Es ist wichtig, dass neue Mitarbeitende von Anfang an Zugang zu allen notwendigen Ressourcen und Werkzeugen haben. Dazu gehören technische Ausrüstungen, Zugriffsrechte auf relevante Software und umfassende Informationen über interne Prozesse. Ein reibungsloser Zugang zu diesen Ressourcen ermöglicht es den neuen Teammitgliedern, sich schnell einzuarbeiten und effektiv mit zu wirken. Wichtig sind z.B.:

Einweisung in Arbeitsmethoden
Arbeitsanweisungen und Prozessbeschreibungen
Bereitstellung von Bedienungsanleitungen und Schulungsunterlagen
Bereitstellung von Werkzeugen und Hilfsmitteln
Bereitstellung von Vorlagen und Formularen

Oder haben Sie schon mal über eine virtuelle Bücherei nachgedacht? Darunter versteht man eine Sammlung von Büchern und Ressourcen, welche die Unternehmenskultur und -werte widerspiegeln. Besonders praktisch ist das für Menschen, die remote eingearbeitet werden und denen der einfache Zugang zu solchen Informationen hilft.

7. Flexibilität und Anpassungsfähigkeit

Die Anerkennung individueller Bedürfnisse durch flexible Arbeitsbedingungen kann die Eingewöhnung neuer Mitarbeitender erheblich erleichtern. Dazu gehören flexible Arbeitszeiten, Home-Office-Optionen und die Anpassung von Arbeitsprozessen. Eine flexible Herangehensweise zeigt, dass das Unternehmen die Work-Life-Balance seiner Mitarbeitenden schätzt und unterstützt.

8. Gesundheits- und Wohlfühlangebote

Auch Angebote, die das physische und psychische Wohlbefinden fördern, tragen zu einer positiven Arbeitsatmosphäre und Feelgood-Stimmung bei. Denn solche Angebote zeigen, dass das Unternehmen sich um das Wohlergehen seiner Teams kümmert und stärken zudem die physische und mentale Gesundheit Ihrer Mitarbeitenden.

Und wie könnten solche Angebote aussehen? Wie wäre es mit…

… der Bereitstellung von kostenlosen oder vergünstigten Mitgliedschaften in Fitnessstudios oder der Organisation von Sportkursen am Arbeitsplatz, wie Yoga oder Pilates?
… der Organisation von Gesundheitstagen mit Screenings und Gesundheitschecks, z.B. Blutdruckmessung, Sehtests oder Impfaktionen?
… der Einrichtung ergonomischer Arbeitsplätze mit höhenverstellbaren Schreibtischen, ergonomischen Stühlen und der Möglichkeit, im Stehen zu arbeiten?

… einem Angebot von gesunden Snacks, Obst oder einem gesunden Catering-Service in der Kantine?
… flexiblen Arbeitszeitmodellen, Home-Office-Möglichkeiten oder zusätzlichen Urlaubstagen zur Förderung einer ausgewogenen Work-Life-Balance?

9. Einführung in die Unternehmenskultur

Eine umfassende Einführung in die Werte, Normen und die Kultur des Unternehmens ist für neue Kolleginnen und Kollegen unerlässlich. Sie hilft ihnen, sich mit dem Unternehmen zu identifizieren und gemeinsame Ziele zu verstehen. Sie können Workshops, Informationsveranstaltungen und interaktive Sessions nutzen, um die Unternehmenskultur lebendig und greifbar zu machen. Das Ergebnis? Ein tiefes Verständnis und eine starke Verbundenheit mit dem Unternehmen!

10. Anerkennung und Wertschätzung

Die Anerkennung der Leistungen und Beiträge neuer Teammitglieder spielt eine entscheidende Rolle für deren Motivation und Selbstvertrauen. Regelmäßige Wertschätzung – sei es durch verbales Feedback, Anerkennungsprogramme oder kleine Gesten und Geschenke – stärkt das Gefühl, ein wichtiger Teil des Teams zu sein. Das fördert nicht nur die individuelle Leistung, sondern auch die Bindung an das Unternehmen!

Eine wirkungsvolle Möglichkeit sind zum Beispiel durchdachte und personalisierte Willkommensgeschenke. Sie zeigen, dass Sie sich Gedanken gemacht haben und geben Ihren Mitarbeitenden von Anfang an ein gutes Gefühl am neuen Arbeitsplatz.

Unser Tipp: Die SUGGLE Onboarding Box

Die SUGGLE Onboarding Box ist ein kreatives und individuelles Willkommensgeschenk für neue Teammitglieder, das Anerkennung zeigt, Loyalität stärkt und die Produktivität steigert. Sie enthält eine persönlich ausgewählte Mischung aus personalisierten Geschenken, cleveren HR-Ideen, persönlichen Worten und vieles mehr. Alle Produkte sind praktisch, umweltfreundlich und ethisch hergestellt. Dies sorgt nicht nur für einen warmen Empfang, sondern macht Ihre neuen Mitarbeitenden auch gleich zu Markenbotschafterinnen und -botschaftern Ihrer Firma!

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Einarbeitung neuer Mitarbeitender – Unsere Checkliste als PDF zum Download

Wir haben unsere praktischen Tipps für die Einarbeitung neuer Teammitglieder als Checkliste für Sie zusammengestellt. Einfach hier klicken und herunterladen!

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Fazit

Der erfolgreiche Start im neuen Job ist von vielen Faktoren abhängig. Indem Sie sich bewusst Zeit für das Onboarding nehmen, den Prozess gut vorbereiten und Ihre Mitarbeitenden nicht ins kalte Wasser schmeißen, kann Ihr Unternehmen neuen Kolleginnen und Kollegen ab Tag eins ein gutes Gefühl geben. So tragen Sie nicht nur zu einem guten Start bei, sondern legen auch das Fundament für langfristige Bindung und Zufriedenheit. Denn: Sie schenken Ihren Mitarbeitenden die Sicherheit, mit der Entscheidung für Ihr Unternehmen genau die richtige Wahl getroffen zu haben!

Katharina Palmer

Konzept & Beratung

Über mich:

Ich habe General Management mit Schwerpunkt Personalwesen studiert. Viel Wissen, das mir die tiefe Bedeutung von Wertschätzung im Job vermittelt hat. Deswegen liegt mein Fokus bei SUGGLE auf meinem Lieblingsthema: Onboarding. Oft entscheidet schon der erste Eindruck, ob Mitarbeitende zu positiven Markenbotschaftern für ein Unternehmen werden. Damit das bei unseren Kundinnen und Kunden so ist, höre ich ganz genau hin – und konzipiere HR-Ideen und -Produkte, die ehrlich zeigen: „Schön, dass du da bist.“

Sie möchten dazu mit mir sprechen? Let’s talk!

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