Traditionelles vs. remote Onboarding

In einer Zeit, in der die Arbeitswelt sich ständig weiterentwickelt und die Grenzen zwischen Büro und Home Office immer mehr verschwimmen, ist ein durchdachtes Onboarding wichtiger denn je. Denn seien wir ehrlich: Der erste Eindruck zählt – und das gilt nicht nur für die neuen Mitarbeitenden, sondern auch für das Unternehmen selbst. Ein gelungenes Onboarding kann den Unterschied ausmachen, ob sich neue Kolleg*innen sich willkommen fühlen, sich schnell integrieren und langfristig motiviert und loyal bleiben. Doch wie gestaltet man ein Onboarding, das sowohl in traditioneller als auch in virtueller Form überzeugt? Das erfahren Sie hier! Wir vergleichen die klassischen mit den modernen, digitalen Ansätzen und decken auf, was wirklich zählt, um neue Teammitglieder erfolgreich und herzlich willkommen zu heißen.

Das Wichtigste in Kürze

  • Traditionelles Onboarding ist der Prozess der Einarbeitung neuer Mitarbeitenden vor Ort im Unternehmen, bei dem persönliche Interaktion und direkte Einbindung in die Unternehmenskultur im Vordergrund stehen.
  • Traditionelles Onboarding ermöglicht persönlichen Kontakt, direkte Unterstützung und eine unmittelbare Erfahrung der Unternehmenskultur.
  • Remote Onboarding ist der digitale Prozess der Integration neuer Teammitglieder in ein Unternehmen, der über virtuelle Werkzeuge und Kommunikationsplattformen erfolgt.
  • Die Vorteile von Remote Onboarding liegen in der Flexibilität, Kosteneffizienz und der Möglichkeit, Mitarbeitende unabhängig von ihrem geografischen Standort zu integrieren.

Was versteht man unter einem Onboarding?

Onboarding ist ein essenzieller Prozess zur Einführung und Integration neuer Mitarbeitenden in ein Unternehmen, bei dem besonderer Wert auf die Vermittlung der Unternehmenskultur, Werte und Arbeitsweisen gelegt wird. Das Onboarding zielt darauf ab, dass sich die Neulinge von Beginn an willkommen und wertgeschätzt fühlen. Das trägt wiederum dazu bei, ihre Motivation und Loyalität zum Unternehmen zu steigern und hilft ihnen, effektive Beziehungen zu Kolleg*innen und Vorgesetzten aufzubauen, um eine nahtlose Integration ins Team zu gewährleisten.

Warum ist Onboarding wichtig?

Zunächst einmal

Ein effizientes Onboarding-Verfahren, ob traditionell vor Ort oder virtuell für remote-Arbeitende, bringt Ihrem Unternehmen zahlreiche Vorteile, von einer erhöhten Motivation der Belegschaft bis zur Verbesserung der Firmenkultur:

  • Ein gut organisiertes Onboarding vermittelt neuen Angestellten sofort ein Gefühl des Willkommenseins und der Wertschätzung, was ihre Motivation und das Zugehörigkeitsgefühl zum Unternehmen steigert.
  • Eine umfassende Einführung ermöglicht es neuen Mitarbeitenden, schneller produktiv zu werden, was das Team insgesamt leistungsfähiger macht.
  • Ein positives Einführungserlebnis stärkt die Loyalität zum Unternehmen erheblich. Untersuchungen zeigen, dass ein gut gestalteter Onboarding-Prozess die Mitarbeiterbindung um bis zu 82 % und die Produktivität um mehr als 70 % erhöhen kann!
  • Ein durchdachter Onboarding-Prozess unterstützt den Aufbau einer gesunden Unternehmenskultur, indem er das Verständnis für und die Akzeptanz von Firmenwerten fördert.
  • Onboarding macht nicht nur bei neuen Mitarbeitenden, sondern auch bei Kund*innen und potenziellen Kandidat*innen einen guten Eindruck, was das Ansehen als Arbeitgeber stärkt und so die Anwerbung von Top-Talenten erleichtert.

Was sind die Vorteile eines guten Onboardings?

  • Motivierte neue Mitarbeitende, die das Unternehmen bereichern
  • Hohe Produktivität des neuen Teammitglieds von Anfang an
  • Zeigen von Wertschätzung und Dankbarkeit
  • Kreieren einer Wohlfühlstimmung im ganzen Team
  • Reibungslose Übergabe von Aufgaben
  • Geringe Kündigungsrate
  • Frühzeitige Loyalität und Mitarbeiterbindung
  • Verbessertes Teamerlebnis bei neuen und bestehenden Mitarbeitenden
  • Darstellung des Unternehmens als attraktiver Arbeitgeber
  • Steigerung der Team-Effizienz

Wie sieht traditionelles Onboarding aus?

Traditionelles Onboarding ist der Prozess, der darauf ausgerichtet ist, neue Mitarbeitenden persönlich in ein Unternehmen zu integrieren. Die klassische Onboarding-Variante findet in der Regel am physischen Standort des Unternehmens statt und umfasst beispielsweise Büroführungen, persönliche Treffen mit Teamkolleg*innen und Manager*innen, aber auch direkte Schulungen und Workshops. Der Ansatz ermöglicht es neuen Mitarbeitenden, die Unternehmenskultur direkt zu erleben, persönliche Beziehungen aufzubauen und sich schnell in ihre neue Arbeitsumgebung einzufinden.

Merkmale

Traditionelles Onboarding findet persönlich im Büro oder an einem anderen physischen Standort des Unternehmens statt. Zum Prozess gehören eine Reihe von Elementen, die neuen Mitarbeitenden das Unternehmen, seine Kultur, die Kolleg*innen sowie ihre Rollen und Verantwortlichkeiten vorstellen sollen:

Büroführungen und physische Orientierung

Neue Mitarbeitende bekommen eine Tour durch das Büro, um wichtige Orte wie ihren Arbeitsplatz, Besprechungsräume, die Kantine und andere Einrichtungen kennenzulernen.

Persönliche Treffen

Neue Teammitglieder werden ihren Kolleg*innen, dem Management und anderen relevanten Stakeholdern vorgestellt. Diese Treffen ermöglichen es, persönliche Beziehungen aufzubauen und ein Netzwerk innerhalb des Unternehmens zu entwickeln.

Dokumentation und Papierkram

Die Abwicklung administrativer Aufgaben wie Vertragsunterzeichnungen, Datenschutzbelehrungen und ähnliches erfolgt persönlich.

Schulungen und Einarbeitungen

Neue Mitarbeitenden nehmen an Schulungen, Workshops und Seminaren teil, die sowohl das Unternehmen im Allgemeinen als auch spezifische Aufgaben ihrer Rolle betreffen.

Feedback und Unterstützung

Das Feedbackgespräch findet persönlich statt, was eine unmittelbare Rückmeldung und die Möglichkeit bietet, Fragen zu klären.

Vor- und Nachteile

Onboarding, das vor Ort an einem Unternehmensstandort stattfindet, hat für die Firma und neuen Mitarbeitenden verschiedene Vor- und Nachteile.
  • Persönliche Interaktion: Der direkte Kontakt ermöglicht es, schnellere und stärkere Beziehungen zwischen neuen Mitarbeitenden, Kolleg*innen und Vorgesetzten zu bilden.
  • Sofortiges Feedback: Fragen und Bedenken können unmittelbar geklärt werden, wodurch Anfangsprobleme effizienter gelöst werden.
  • Kulturelle Integration: Neue Mitarbeitende können die Unternehmenskultur direkt erleben, was zu einem tieferen Verständnis und einer schnelleren Anpassung führt.
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  • Weniger Flexibilität: Feste Bürozeiten und -orte können für manche Mitarbeitenden weniger attraktiv sein und ihre Work-Life-Balance beeinflussen.
  • Höhere Kosten: Physische Präsenz erfordert Büroplatz und kann damit mit höheren Kosten für das Unternehmen verbunden sein, einschließlich Reisekosten für die Mitarbeitenden.
  • Geografische Einschränkungen: Das Anwerben von Talenten ist auf geografische Standorte beschränkt, was die Talentpool-Optionen einschränkt.
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Traditionelles Onboarding

Zusammengefasst:

Was gehört zu einem guten traditionellen Onboarding?

Ein effektives traditionelles Onboarding vor Ort umfasst verschiedene wichtige Schritte, die Sie immer beachten sollten, um neuen Mitarbeitenden einen reibungslosen Start zu ermöglichen:

  • Vorbereitung der Formalitäten: Stellen Sie sicher, dass alle vertraglichen Angelegenheiten, Zugriffsrechte und die benötigte Dienstkleidung vorbereitet sind.
  • Arbeitsplatz einrichten: Gewährleisten Sie, dass der Arbeitsplatz mit allen notwendigen Geräten wie Computer, Firmenhandy und den Zugangsdaten zu erforderlichen Tools ausgestattet ist.
  • Teamintegration: Informieren Sie das Team und alle relevanten Abteilungen über den Neuzugang. Zuweisung von Mentor*innen und die Einbindung des Teams sind essenziell für eine gute Integration.
  • Terminkoordination: Planen Sie Termine für Vorstellungen und Meetings mit wichtigen Schnittstellen, um die neuen Mitarbeitenden bestmöglich zu integrieren.
  • Schulungen organisieren: Buchen Sie notwendige Schulungen im Voraus, um die Einarbeitung in spezielle Bereiche zu erleichtern.
  • Willkommensgeschenk besorgen: Ein kleines Willkommensgeschenk drückt Wertschätzung aus, steigert die Motivation und bereitet eine große Freude.
  • Vorstellungsrunden und Unternehmensrundgang: Erleichtern Sie die Eingliederung durch einen organisierten Rundgang und Vorstellungen.
  • Teamgeist fördern: Stärken Sie das Gemeinschaftsgefühl durch gemeinsame Mittagessen oder andere Teamaktivitäten.
  • Erste Aufgaben verteilen: Binden Sie neue Mitarbeitenden sofort in Projekte ein, um Engagement und Verantwortung zu fördern.
  • Regelmäßige Feedbackgespräche: Führen Sie Feedbackrunden durch, um Eindrücke und Leistungen zu besprechen und das Wohlbefinden zu fördern.

Unser Tipp: Die SUGGLE Onboarding Box

Die SUGGLE Onboarding Box ist eine maßgeschneiderte und innovative Möglichkeit, neuen Mitarbeitenden ein herzliches Willkommen zu bescheren, von Anfang an Wertschätzung auszudrücken, ihre Treue zu stärken und ihre Arbeitsleistung zu steigern. Unsere Box können Sie ganz einfach selbst mit den verschiedensten Geschenken zusammenstellen, darunter robuste Edelstahl-Wasserflaschen, köstliche Bio-Schokolade, ein nützliches Notizbuch, Seed Bombs für alle Gartenliebhaber oder innovative Sprout-Bleistifte, die eingepflanzt werden können. Das Beste daran ist, dass alle Artikel nicht nur praktisch und von bester Qualität sind, sondern auch nachhaltig und unter fairen Bedingungen hergestellt werden. Alle Präsente lassen sich selbstverständlich im Corporate Design Ihres Unternehmens personalisieren, um die neuen Teammitglieder gleich zu echten Markenbotschaftern Ihrer Firma zu machen!

Was ist Remote Onboarding?

Remote Onboarding ist der Prozess der Eingliederung neuer Mitarbeiter, die ihre Arbeit aus der Ferne verrichten. Gerade im heutigen digitalen Zeitalter arbeiten immer mehr Menschen von ihrem eigenen Zuhause aus und sind nicht oder nur wenig vor Ort in der Firma. Der Prozess nutzt digitale Tools und Technologien, um neue Teammitglieder in ihre neuen Rollen und das Unternehmensumfeld einzuführen. Die Kommunikation erfolgt hauptsächlich über E-Mail, Chat-Apps und Videokonferenzen, wodurch neue Teammitglieder mit Kolleg*innen und Manager*innen vernetzt werden, ohne dass physische Präsenz erforderlich ist. Dieser Ansatz ermöglicht eine flexible und effiziente Integration von Mitarbeitenden, die an verschiedenen Standorten oder sogar weltweit verteilt arbeiten, und unterstützt die Entwicklung eines Zusammengehörigkeitsgefühls und einer starken Unternehmenskultur, auch ganz ohne den direkten persönlichen Kontakt.

Merkmale

Der Ansatz des Remote Onboarding hat durch die Zunahme von Telearbeit und global verteilten Teams zunehmend an Bedeutung gewonnen. Das Remote Onboarding beinhaltet:

  • Virtuelle Orientierung: Neue Mitarbeitende werden durch Online-Meetings und virtuelle Bürotouren mit dem Unternehmen bekannt gemacht. Hierzu können Videokonferenzen, Webinare und virtuelle Rundgänge gehören.
  • Digitale Kommunikation: Die Einführung und das Networking mit Teammitgliedern und Manager*innen erfolgen über digitale Kommunikationsplattformen wie E-Mail, Chat-Apps und Videokonferenztools.
  • Elektronischer Dokumentenaustausch: Alle erforderlichen Dokumente werden digital bereitgestellt und unterzeichnet, was den Prozess effizient und papierlos gestaltet.
  • Online-Schulungen: Die Einarbeitung und Weiterbildung erfolgen über E-Learning-Plattformen, Online-Kurse und virtuelle Workshops, die eine flexible Teilnahme ermöglichen.
  • Virtuelles Feedback und Unterstützung: Regelmäßige Check-ins und Feedback-Sitzungen werden über Videokonferenzen abgehalten, um den neuen Mitarbeitenden Orientierung und Unterstützung zu bieten.

Was ist virtuelles Onboarding?

Virtuelles Onboarding ist der Prozess der Einarbeitung neuer Mitarbeiter in ein Unternehmen mittels digitaler Werkzeuge und Plattformen, ohne dass physische Präsenz erforderlich ist. Es umfasst die Nutzung von Videoanrufen, E-Learning-Modulen, digitalen Dokumenten und Online-Kommunikationsplattformen, um die neuen Teammitglieder mit der Unternehmenskultur, ihren Aufgaben und ihren Kolleg*innen vertraut zu machen, während sie aus der Ferne arbeiten.

Vor- und Nachteile

Wie auch schon das traditionelle Onboarding hat remotes Onboarding aus der Ferne verschiedene Vor- und Nachteile für die neuen Mitarbeitenden und das Unternehmen:
  • Flexibilität: Remote Onboarding bietet neuen Mitarbeitenden und dem Unternehmen Flexibilität in Bezug auf Arbeitszeiten und -orte.
  • Kosteneffizienz: Virtuelle Onboarding-Prozesse reduzieren die Notwendigkeit für physische Arbeitsplätze und können Reisekosten eliminieren, was zu Einsparungen führt.
  • Breiterer Talentpool: Remotes Onboarding ermöglicht es Unternehmen, weltweit nach den besten Talenten zu suchen, ganz ohne geografische Beschränkungen.
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  • Weniger persönliche Interaktion: Der Mangel an Face-to-Face-Kommunikation kann es schwieriger machen, starke Beziehungen aufzubauen und ein Gefühl der Zugehörigkeit zu entwickeln.
  • Herausforderungen bei der Integration: Ohne physische Präsenz kann es herausfordernd sein, die Unternehmenskultur zu vermitteln und ein umfassendes Verständnis des Unternehmensumfelds zu gewährleisten.
  • Kommunikationsbarrieren: Die Abhängigkeit von technologischen Mitteln kann zu Missverständnissen führen und erfordert eine hohe digitale Kompetenz.
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Was gehört zu einem guten Remote Onboarding?

Für ein erfolgreiches Remote Onboarding sind spezifische Anpassungen und Ergänzungen im Vergleich zum traditionellen Onboarding-Prozess notwendig, um neuen Mitarbeitenden auch aus der Ferne einen reibungslosen und herzlichen Start zu ermöglichen:

  • Klärung der Formalitäten: Stellen Sie sicher, dass alle vertraglichen Dokumente digital unterzeichnet und Zugriffsrechte rechtzeitig verschickt werden.
  • Virtueller Arbeitsplatz: Organisieren Sie die technische Ausstattung und sorgen Sie für eine rechtzeitige Lieferung an die neuen Mitarbeitenden.
  • Digitale Teamintegration: Informieren Sie das gesamte Team über den Neuzugang mittels E-Mail oder bei einem Online-Meeting. Die Zuweisung von digitalen Mentor*innen und die Vorstellung in virtuellen Teammeetings sind wichtig für die soziale Integration.
  • Planung virtueller Termine: Organisieren Sie Online-Meetings mit wichtigen internen Schnittstellen und stellen Sie sicher, dass neue Mitarbeitende in alle relevanten Videokonferenzen eingeladen werden.
  • Online-Schulungen: Zugang zu Online-Trainings und -Kursen sollte vor Arbeitsbeginn gewährleistet sein, um die Einarbeitung in spezifische Themen zu erleichtern.
  • Willkommenspaket: Versenden Sie ein digitales Willkommenspaket oder physische Willkommensgeschenke per Post, um Wertschätzung zu zeigen und den Teamgeist zu fördern.
  • Persönliche Begrüßung über Videokonferenz: Veranstalten Sie ein persönliches Willkommen im virtuellen Raum, inklusive einer Vorstellungsrunde über Video, um das Eis zu brechen.
  • Virtueller Unternehmensrundgang: Ein Video oder eine Präsentation über das Unternehmen, seine Kultur und die Räumlichkeiten kann helfen, ein Gefühl für den Arbeitsplatz zu vermitteln.
  • Förderung des Teamgeistes: Organisieren Sie beispielsweise ein virtuelles Teamfrühstück oder -lunch, um das Gemeinschaftsgefühl zu stärken.

Unser Tipp: Die SUGGLE Onboarding Box per Post verschicken

Sie können Ihre maßgeschneiderte SUGGLE Onboarding Box natürlich auch an Ihre Remote Arbeitenden verschicken! Das einzigartige und kreative Willkommensgeschenk wird Ihren neuen Mitarbeitenden garantiert eine große Freude bereiten, vor allem, wenn diese gar nicht damit rechnen. Außerdem verstärkt sie direkt von Beginn an das Gefühl der Zugehörigkeit, gerade wenn die neuen Mitarbeitenden aus der Ferne arbeiten und nicht mit den Kolleg*innen zusammen in einem Büro sitzen. So sorgen Sie genau für die Motivation, die Sie sich von Ihren neuen Mitarbeitenden wünschen!

Remotes vs. traditionelles Onboarding – was ist nun besser?

Beide Onboarding-Prozesse zielen darauf ab, neuen Mitarbeitenden einen unkomplizierten Übergang in ihre neue Rolle zu ermöglichen und sie effektiv in das Unternehmen zu integrieren. Doch die Art und Weise, wie Interaktionen durchgeführt werden – physisch und persönlich im traditionellen Onboarding gegenüber digital und virtuell im Remote Onboarding – unterscheiden sich stark. Daraus ergeben sich folgende Punkte, die im Vergleich bedacht werden sollten:

Interaktion und Beziehungsaufbau

Traditionelles Onboarding fördert starke persönliche Beziehungen durch direkte Interaktion, was zu einer schnelleren und effektiveren Eingliederung in Teams und Unternehmenskultur führen kann.

Remote Onboarding hat durch die geringere persönliche Interaktion potenzielle Herausforderungen im Beziehungsaufbau, was innovative Ansätze erfordert, um Zugehörigkeitsgefühl und Teamgeist zu fördern.

Flexibilität und Work-Life-Balance

Traditionelles Onboarding bietet weniger Flexibilität in Bezug auf Arbeitsort und -zeiten, was die Work-Life-Balance beeinträchtigen kann.

Remote Onboarding maximiert Flexibilität für Mitarbeitenden, was die Work-Life-Balance verbessern und die Zufriedenheit steigern kann.

Kosten und Ressourcennutzung

Traditionelles Onboarding ist oft mit höheren Kosten verbunden, darunter Büroflächen und Reisekosten.

Remote Onboarding reduziert diese Kosten erheblich, bietet Einsparungen bei physischen Ressourcen und kann effizienter in Bezug auf die Einarbeitungszeit sein.

Talentakquise und geografische Beschränkungen

Traditionelles Onboarding beschränkt die Talentakquise auf geografische Nähe zum Unternehmensstandort, was den Talentpool einschränken kann.

Remote Onboarding ermöglicht den Zugang zu einem globalen Talentpool, wodurch Unternehmen die besten Talente unabhängig von ihrem Standort einstellen können.

Integration in die Unternehmenskultur und Kommunikation

Traditionelles Onboarding unterstützt eine tiefere und unmittelbare Integration in die Unternehmenskultur durch persönliche Erfahrungen und Interaktionen.

Remote Onboarding erfordert strategisch durchdachte Prozesse und Tools, um eine effektive Kommunikation und Kulturvermittlung sicherzustellen, was eine Herausforderung darstellen kann.

Zusammenfassend lässt sich damit sagen, dass traditionelles Onboarding Vorteile in Bezug auf den persönlichen Kontakt und die Kulturintegration bietet, während Remote Onboarding durch seine Flexibilität, Kosteneffizienz und den erweiterten Zugang zu globalen Talenten punktet. Beide Ansätze haben ihre Herausforderungen, insbesondere im Hinblick auf Kommunikation und Integration, die jedoch durch gezielte Strategien und den Einsatz von Technologie überwunden werden können.

Fazit

Ob traditionell vor Ort oder virtuell: Ein gutes Onboarding ist ein Muss! Sowohl traditionelles als auch remotes Onboarding ermöglichen neuen Mitarbeitenden einen reibungslosen Einstieg, führen sie in die Unternehmenskultur ein und gewinnen sie damit langfristig für das Unternehmen. Welche Art von Onboarding Sie auch machen: Entscheidend ist immer, dass der Prozess sorgfältig geplant und durchgeführt wird. So wird die Einarbeitung zum vollen Erfolg und Ihre neuen Teammitglieder fühlen sich von Anfang an pudelwohl!

Katharina Palmer

Konzept & Beratung

Über mich:

Ich habe General Management mit Schwerpunkt Personalwesen studiert. Viel Wissen, das mir die tiefe Bedeutung von Wertschätzung im Job vermittelt hat. Deswegen liegt mein Fokus bei SUGGLE auf meinem Lieblingsthema: Onboarding. Oft entscheidet schon der erste Eindruck, ob Mitarbeitende zu positiven Markenbotschaftern für ein Unternehmen werden. Damit das bei unseren Kundinnen und Kunden so ist, höre ich ganz genau hin – und konzipiere HR-Ideen und -Produkte, die ehrlich zeigen: „Schön, dass du da bist.“

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